Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer énfasis en la revisión, evaluación y elaboración de un informe para el ejecutivo encaminado a un objetivo específico en el ambiente computacional y los sistemas.
A continuación se detallan algunos conceptos recogidos de algunos expertos en la materia:
Auditoría de Sistemas es:
- La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.
- La actividad dirigida a verificar y juzgar información.
- El examen y evaluación de los procesos del Area de Procesamiento automático de Datos (PAD) y de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de los sistemas computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas.
- El proceso de recolección y evaluación de evidencia para determinar si un sistema automatizado:
Salvaguarda activos Destrucción
Uso no autorizado
Robo
Mantiene Integridad de Información Precisa,
los datos Completa
Oportuna
Confiable
Alcanza metas Contribución de la
organizacionales función informática
Consume recursos Utiliza los recursos adecuadamente
eficientemente en el procesamiento de la información
- Es el examen o revisión de carácter objetivo (independiente), crítico(evidencia), sistemático (normas), selectivo (muestras) de las políticas, normas, prácticas, funciones, procesos, procedimientos e informes relacionados con los sistemas de información computarizados, con el fin de emitir una opinión profesional (imparcial) con respecto a:
- Eficiencia en el uso de los recursos informáticos
- Validez de la información
- Efectividad de los controles establecidos
Existen algunos tipos de auditoría entre las que la Auditoría de Sistemas integra un mundo paralelo pero diferente y peculiar resaltando su enfoque a la función informática.
Es necesario recalcar como análisis de este cuadro que Auditoría de Sistemas no es lo mismo que Auditoría Financiera.
Entre los principales enfoques de Auditoría tenemos los siguientes:
Financiera Veracidad de estados financieros
Preparación de informes de acuerdo a principios contables
Evalúa la eficiencia,
Operacional Eficacia
Economía
de los métodos y procedimientos que rigen un proceso de una empresa
Sistemas Se preocupa de la función informática
Fiscal Se dedica a observar el cumplimiento de
las leyes fiscales
Administrativa Analiza:
Logros de los objetivos de la Administración
Desempeño de funciones administrativas
Evalúa:
Calidad Métodos
Mediciones
Controles
de los bienes y servicios
Revisa la contribución a la sociedad
Social así como la participación en actividades
socialmente orientadas
Objetivos Generales de una Auditoría de Sistemas
- Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implantados por el PAD
- Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados
- Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles.
- Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos.
- Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones
- Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización
- Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático
- Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información
- Decisiones de inversión y gastos innecesarios
- Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información
- Aumento considerable e injustificado del presupuesto del PAD (Departamento de Procesamiento de Datos)
- Desconocimiento en el nivel directivo de la situación informática de la empresa
- Falta total o parcial de seguridades lógicas y fisicas que garanticen la integridad del personal, equipos e información.
- Descubrimiento de fraudes efectuados con el computador
- Falta de una planificación informática
- Organización que no funciona correctamente, falta de políticas, objetivos, normas, metodología, asignación de tareas y adecuada administración del Recurso Humano
- Descontento general de los usuarios por incumplimiento de plazos y mala calidad de los resultados
- Falta de documentación o documentación incompleta de sistemas que revela la dificultad de efectuar el mantenimiento de los sistemas en producción
Clasificación general de los controles
Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones .
Ejemplos: Letrero "No fumar" para salvaguardar las instalaciones
Sistemas de claves de acceso
Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos.
Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de auditoría
Procedimientos de validación
Ayudan a la investigación y corrección de las causas del riesgo. La corrección adecuada puede resultar dificil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la corrección de errores es en si una actividad altamente propensa a errores.
Principales Controles físicos y lógicos
Controles particulares tanto en la parte fisica como en la lógica se detallan a continuación
Autenticidad
Permiten verificar la identidad
- Passwords
- Firmas digitales
Aseguran la coherencia de los datos
- Validación de campos
- Validación de excesos
Evitan la omisión de registros así como garantizan la conclusión de un proceso de envio
- Conteo de regitros
- Cifras de control
Evitan la duplicidad de datos
- Cancelación de lotes
- Verificación de secuencias
Aseguran la protección de los datos
- Compactación
- Encriptación
Aseguran la disponibilidad de los datos
- Bitácora de estados
- Mantenimiento de activos
Destrucción o corrupción de información o del hardware
- Extintores
- Passwords
Aseguran el logro de los objetivos
- Encuestas de satisfacción
- Medición de niveles de servicio
Aseguran el uso óptimo de los recursos
- Programas monitores
- Análisis costo-beneficio
Periodicidad de cambio de claves de acceso
Los cambios de las claves de acceso a los programas se deben realizar periódicamente. Normalmente los usuarios se acostumbran a conservar la misma clave que le asignaron inicialmente.
El no cambiar las claves periódicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y utilicen claves de usuarios del sistema de computación.
Por lo tanto se recomienda cambiar claves por lo menos trimestralmente.
Combinación de alfanuméricos en claves de acceso
No es conveniente que la clave este compuesta por códigos de empleados, ya que una persona no autorizada a través de pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha clave.
Para redefinir claves es necesario considerar los tipos de claves que existen:
Individuales
Pertenecen a un solo usuario, por tanto es individual y personal. Esta clave permite al momento de efectuar las transacciones registrar a los responsables de cualquier cambio.
Confidenciales
De forma confidencial los usuarios deberán ser instruidos formalmente respecto al uso de las claves.
No significativas
Las claves no deben corresponder a números secuenciales ni a nombres o fechas.
Verificación de datos de entrada
Incluir rutinas que verifiquen la compatibilidad de los datos mas no su exactitud o precisión; tal es el caso de la validación del tipo de datos que contienen los campos o verificar si se encuentran dentro de un rango.
Conteo de registros
Consiste en crear campos de memoria para ir acumulando cada registro que se ingresa y verificar con los totales ya registrados.
Totales de Control
Se realiza mediante la creación de totales de linea, columnas, cantidad de formularios, cifras de control, etc. , y automáticamente verificar con un campo en el cual se van acumulando los registros, separando solo aquellos formularios o registros con diferencias.
Verficación de limites
Consiste en la verificación automática de tablas, códigos, limites mínimos y máximos o bajo determinadas condiciones dadas previamente.
Verificación de secuencias
En ciertos procesos los registros deben observar cierta secuencia numerica o alfabetica, ascendente o descendente, esta verificacion debe hacerse mediante rutinas independientes del programa en si.
Dígito autoerificador
Consiste en incluir un dígito adicional a una codificación, el mismo que es resultado de la aplicación de un algoritmo o formula, conocido como MODULOS, que detecta la corrección o no del código. Tal es el caso por ejemplo del decimo dígito de la cédula de identidad, calculado con el modulo 10 o el ultimo dígito del RUC calculado con el módulo 11.
Utilizar software de seguridad en los microcomputadores
El software de seguridad permite restringir el acceso al microcomputador, de tal modo que solo el personal autorizado pueda utilizarlo.
Adicionalmente, este software permite reforzar la segregación de funciones y la confidencialidad de la información mediante controles para que los usuarios puedan accesar solo a los programas y datos para los que están autorizados.
Programas de este tipo son: WACHDOG, LATTICE,SECRET DISK, entre otros.
Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento de Datos
La máxima autoridad del Area de Informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma:
1.- Controles de Preinstalación
2.- Controles de Organización y Planificación
3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Producción
4.- Controles de Procesamiento
5.- Controles de Operación
6.- Controles de uso de Microcomputadores
Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.
Objetivos:
- Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.
- Garantizar la selección adecuada de equipos y sistemas de computación
- Asegurar la elaboración de un plan de actividades previo a la instalación
- Elaboración de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.
- Formación de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación
- Elaborar un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.
- Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.
- Efectuar las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.
- Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.
- Controles de organización y Planificación
- Diseñar un sistema
- Elaborar los programas
- Operar el sistema
- Control de calidad
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