Todos los profesionales vinculados al ejercicio de la Auditoría así como
los empresarios conocemos de la vital importancia que tiene para el
éxito del negocio contar con un equipo de Auditoria Interna que responda
a los intereses del mismo, así como constituya un factor aliado de la
alta jefatura de la entidad, así garantizará velar por la correcta
administración, uso y control de los recursos humanos, materiales y
financieros. En este artículo presentamos elementos importantes
referidos a la Auditoria Interna.
La Auditoría Interna se define como:
“un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con
normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y
evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas
en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico,
administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales
vigentes y los criterios establecidos.”
La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la
propia administración encargada de la valoración independiente de sus
actividades.
Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y
metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y
dirección.
Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las
evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una
conclusión independiente que permita calificar el cumplimiento de las
políticas, reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros
requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso,
actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.
En toda entidad bien organizada y para poder mantener la vigilancia
sobre la cadena de control de dirección, se hace necesario la creación
de un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que
las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las
políticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como estaba
previsto.
Además, es de suma importancia que exista una revisión regular por un
personal calificado para determinar que el sistema de control interno en
general es el adecuado, y mediante pruebas constantes, determinar que
han resultado operativamente efectivos. De existir fallas, deficiencias
o cambios en las condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de
control interno resulte inefectivo, debe ser modificado apropiadamente
efectuando los cambios necesarios a las nuevas situaciones.
Debemos insistir, que con independencia de la supervisión que ejerza el
auditor interno sobre el cumplimiento de las responsabilidades delegadas
por la dirección a sus ejecutivos, y de la verificación constante sobre
el cumplimiento de los sistemas de control interno vigentes, es parte de
su responsabilidad la obtención de evidencias suficientes y competentes
que le permitan dictaminar, sobre la exactitud de la situación
económico- financiera que presenta la entidad y cuyos resultados
muestran los estados financieros que periódicamente se emiten.
Consideramos que un auditor interno puede convertirse en los ojos y
oídos de la dirección de la empresa, teniendo en cuenta, no solo su
calificación y ética moral, sino porque se trata de un funcionario que
con el tiempo logra obtener un alto dominio de todas y cada una de sus
funciones de la entidad donde labora, lo que le permite convertirse en
un asesor de o de los ejecutivos de la gestión empresarial.
Definición
La Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental
examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de
control interno, velando por la preservación de la integridad del
patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica,
proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.
Responsabilidades del auditor interno
Se clasifican en:
- Naturaleza.
- Objetivo y alcance.
- Responsabilidad y autoridad.
- Independencia.
Naturaleza:
La Auditoría Interna es la denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a
la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a
partir de la observación en el trabajo respecto a:
- Si los controles establecidos por la organización son mantenidos
adecuada y efectivamente.
- Si los registros e informes reflejan las operaciones actuales y los
resultados adecuada y rápidamente en cada departamento u otra unidad, y
si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o
procedimientos de los cuales la Auditoría es responsable.
Objetivos y Alcance:
El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la
organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva.
Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones,
consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye
la promoción del control efectivo a un costo razonable.
El alcance comprende el examen y valoración de lo adecuado y efectivo de
los sistemas de control interno de una organización, y de la calidad de
la ejecución al llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Incluye:
- Revisión de la fiabilidad e integridad de la información financiera y
operativa y de los juicios utilizados para identificar, medir,
clasificar e informar sobre la misma.
- Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con
aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que
pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes, y
determinar si la organización los cumple.
- Revisar las medidas de salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado,
verificar la existencia de los mismos.
- Valorar la economía y eficacia con que se emplean los recursos.
- Revisar las operaciones o programas para asegurar que los resultados
son coherentes con los objetivos y las metas establecidas, y que las
operaciones y programas han sido llevados acabo como estaba previsto.
Responsabilidad y Autoridad:
El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditoría
interna debe definirse en un documento formal por escrito, aprobado por
la dirección y aceptado por el consejo, especificando el alcance no
restringido de su trabajo y declarando que los auditores no tienen
autoridad o responsabilidad sobre las actividades que auditan.
Independencia:
Para asegurar el grado efectivo de independencia necesario para el
auditor interno, estará subordinado e informará de su trabajo al
ejecutivo más alto del escalafón; solo por este camino puede asegurar un
alcance adecuado de responsabilidad y de efectividad en el seguimiento
de las recomendaciones.
Elementos de trabajo del auditor interno
Los elementos de la Auditoría interna, excepto para asignaciones
especiales, pueden clasificarse en:
- Cumplimiento.
- Verificación.
- Evaluación.
Cumplimiento:
Extensión con que son seguidas las políticas, reglas, buenas prácticas
de negocios, principios contables generalmente aceptados, leyes,
regulaciones del gobierno y hasta el sentido común.
Verificación:
La dirección debe recibir una seguridad permanente de la validez de los
informes actuales superior a la que es posible obtener por el examen
anual del auditor externo. Generalmente, la verificación incluirá
registros, informes y cuentas.
Evaluación:
Es la responsabilidad más importante del auditor interno, debe revisar
constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado, y
que se mantiene tal y como espera la dirección.
Tareas a ejecutar en la auditoría interna
Generales
- Comprobar el cumplimiento de los sistemas de control interno en vigor
y sus adecuaciones autorizadas, así como de aquellos que por las
características propias de la entidad haya sido necesario establecer,
determinando su calidad, eficiencia y fiabilidad, así como la
observancia de los principios generales en que se fundamentan.
- Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de las
adecuaciones, que para la entidad, hayan sido establecidas, a partir del
clasificador de cuenta en vigor.
- Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo contable y
financiero, y observar el cumplimiento de las funciones, autoridad y
responsabilidad, en cada caso en que estén involucrados movimiento de
recursos.
- Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la información
contable-financiera que rinde la entidad, realizando los análisis
correspondientes de los indicadores económicos fundamentales.
- Comprobar el cumplimiento de la legislación económico-financiera
vigente.
- Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo, resoluciones,
circulares, instrucciones, etc. emitidas tanto internamente, como por
los niveles superiores de la economía y el Estado.
- Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas de
procesamiento electrónico de la información, con énfasis en el
aseguramiento de la calidad de su control interno y validación.
- Analizar mediante la aplicación de las diferentes técnicas de
Auditoría la gestión empresarial, con el objetivo de determinar su
economía, eficiencia y eficacia.
Específicas:
- Realizar conteos físicos sorpresivos de forma periódica a los
inventarios y activos fijos y otros valores de la entidad, y verificar
su compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta contable
correspondiente.
- Efectuar arqueos de caja sorpresivos de forma periódica, y verificar
su compatibilidad con los controles establecidos, su movimiento y la
cuenta contable correspondiente.
- Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, y verificar su movimiento
y compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta control.
- Comprobar el saldo de las cuentas de pasivo y su movimiento.
- Comprobar las operaciones de nóminas, su calidad y control, así como
presenciar su pago físico.
- Verificar los ingresos producidos en la entidad y su cobro en tiempo y
forma, de acuerdo con lo establecido, y su compatibilidad con las
correspondientes cuenta control.
- Comprobar la racionalidad de los cargos efectuados a las cuentas
correspondientes a gastos de todo tipo, su nivel de autorización,
analizando las desviaciones de importancia.
- Estudiar y evaluar el cumplimiento de los sistemas de costo
establecidos.
- Verificar el cumplimiento de las cuentas de Patrimonio, evaluando la
corrección y autorización de las operaciones.
- Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de
contabilidad de acuerdo con los principios generales de control interno.
- Analizar el cumplimiento correcto de los aportes al fisco, en tiempo y
en los plazos establecidos.
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